Administration av arbetsplats¶

Oreda Schema för arbetsplatser är utformat för organisationer med flera användare. Detta inkluderar allt från enskilda skolor till kommuner och större skolkoncerner som behöver administrera många användarkonton.

Vad är Oreda Schema för arbetsplatser?¶

Oreda Schema för arbetsplatser är den professionella versionen av systemet, anpassad för:

Personalen på en skola
Skolor i en skolkoncern
Skolor i en kommun
Andra utbildningsorganisationer med flera användare

Fördelar med arbetsplatslösningen¶

Centraliserad användarhantering - Lägg till och ta bort användare enkelt
Premium-funktioner för alla - Alla anslutna användare får automatiskt tillgång till alla funktioner
Obegränsat antal scheman - Ingen begränsning av antal planeringar eller scheman
Förbättrad datakontroll - Säkerställ att personuppgifter kan hanteras enligt GDPR
Licensadministration - Flexibel hantering av antal användarlicenser

Hantering av personuppgifter¶

Vilken data lagras?¶

Oreda Schema lagrar följande personuppgifter för användarkonton:

Namn - För identifiering av användare
E-postadress - För inloggning och kommunikation
IP-adress - För säkerhetsloggar
Telefonnummer - Endast vid betalning via Swish

Tjänsten omfattas av General Data Protection Regulation (GDPR):

Dataansvar - Arbetsplatsen hjälper till att säkerställa regelefterlevnad
Radering - Personuppgifter och användargenererad data kan tas bort vid behov
Transparens - Fullständig information finns i användarvillkoren
Kontroll - Administratörer kan hantera all data för sin organisation

Användarvillkor

Mer detaljerad information om hantering av personuppgifter finns i tjänstens användarvillkor på https://oredaschema.se/eula/.

Lägga till er arbetsplats¶

Beställningsprocess¶

Besök hemsidan på https://oredaschema.se
Klicka på "Skola & Kommun"
Fyll i beställningsformuläret med er organisations uppgifter
Skicka beställningen

Efter beställning¶

När arbetsplatsen har lagts till i systemet:

Beställaren får e-post med bekräftelse
Instruktioner skickas för hur en administratör utses
Administratören kan börja bjuda in övriga medarbetare
Licenser aktiveras för alla anslutna användare

Kontoadministratörs-sidan¶

Administratörs-sidan är er kontrollpanel för användarhantering:

Vad kan du göra?¶

Se alla användare som är anslutna till arbetsplatsen
Bjuda in nya användare till organisationen
Avsluta användarkonton för personer som lämnar organisationen
Koppla loss användarkonton från arbetsplatsen
Tilldela administratörsroller till andra användare
Upphäva administratörsroller vid behov
Hantera licenser och se licensinformation

Hitta till administratörs-sidan¶

Logga in på Oreda Schema
Kontrollera att du har administratörsrollen - alternativet "Arbetsplats" syns i menyn
Klicka på "Arbetsplats" i den övre menyn
Välj din arbetsplats från listan
Klicka "Administrera" för att komma till administratörs-sidorna

Arbetsplats i menyn

Administratörsrollen

Om du inte ser "Arbetsplats" i menyn har du inte administratörsrollen. Kontakta er nuvarande administratör för att få denna behörighet.

Licensinformation och hantering¶

Förstå licenser¶

Varje licens gäller för:

Ett användarkonto under licensperioden
Alla premium-funktioner i Oreda Schema
Obegränsat antal scheman och planeringar
Full tillgång till alla funktioner

Se licensinformation¶

Gå till administratörs-sidan
Öppna fliken "Licenser"
Se information om:
Antal aktiva licenser
Licensperiod och förnyelsedatum
Kostnad per licens
Vilka användare som använder licenserna

Licensinformation

Ändra antalet licenser¶

Gå till fliken "Licenser"
Hitta formuläret "Öka eller minska antalet licenser"
Ange det nya önskade antalet licenser
Klicka "Spara ändringen"
Antalet licenser uppdateras omedelbart

Licensändringar

Ökning: Nya licenser aktiveras omedelbart
Minskning: Se till att färre användare än nya antalet licenser är anslutna
Fakturering: Ändringar påverkar nästa faktureringsperiod

Bjuda in medarbetare¶

Inbjudningsprocess¶

Gå till administratörs-sidan
Öppna fliken "Anslut"
Klicka "Anslut användare"
Ange e-postadress för personen som ska bjudas in
Klicka "Skicka inbjudan"

Bjud in användare

Skickade inbjudningar

Vad händer efter inbjudan?¶

För mottagaren:

E-postinbjudan skickas automatiskt
Nytt konto: Om personen inte har konto skapas ett som del av processen
Befintligt konto: Om personen redan har konto ansluts det till arbetsplatsen
Premium-åtkomst: Personen får omedelbart tillgång till alla funktioner

För administratören:

Inbjudan visas under "Skickade inbjudningar"
Status följs tills personen accepterar
Återkallning möjlig genom att klicka på soptunna-ikonen

Hantera skickade inbjudningar¶

Se pågående inbjudningar:

Alla skickade inbjudningar visas i listan
Status visar om inbjudan är väntande eller accepterad

Återkalla inbjudan:

Hitta inbjudan i listan över skickade inbjudningar
Klicka på soptunna-ikonen till höger
Bekräfta att du vill återkalla inbjudan
Inbjudan blir ogiltig och kan inte längre användas

Redigera användarkonton¶

Öppna användarkonto för redigering¶

Gå till administratörs-sidan
Klicka på det användarkonto du vill redigera
Användarkontos detaljsida öppnas

Vad kan du se och göra?¶

På användarkontos sida kan du:

Se användaruppgifter - namn, e-post, anslutningsdatum
Kontrollera status - aktiv, inaktiv, administratör
Utföra åtgärder - tilldela roller, koppla loss, avsluta

Redigera användarkonto

Administratörsroller¶

Vad kan en kontoadministratör göra?¶

En kontoadministratör för arbetsplatsen kan:

Se användarkonton och licensinformation för hela organisationen
Bjuda in nya personer till arbetsplatsen
Tilldela administratörsrollen till andra användare i organisationen
Upphäva administratörsrollen för andra administratörer
Koppla loss användarkonton från arbetsplatsen
Avsluta användarkonton för personer som lämnar organisationen
Hantera licenser och se användningsstatistik

Göra användare till kontoadministratör¶

Öppna användarkontot som ska få administratörsrollen
Klicka "Gör till kontoadministratör"
Bekräfta att du vill tilldela rollen
Användaren får omedelbart administratörsbehörigheter

Upphäva kontoadministratörsrollen¶

Öppna användarkontot för den administratör vars roll ska upphävas
Klicka "Upphäv administratörsroll"
Bekräfta att du vill ta bort rollen
Användaren förlorar administratörsbehörigheter men behåller sitt konto

Viktigt att tänka på

Se till att minst en administratör alltid finns kvar
Du kan inte upphäva din egen administratörsroll
Den som upphävs får fortfarande använda systemet som vanlig användare

Koppla loss användarkonto¶

Om en användare ska lämna arbetsplatsen men behålla sitt personliga konto:

Så här kopplar du loss ett konto¶

Öppna användarkontot som ska kopplas loss
Klicka "Koppla loss från arbetsplats"
Bekräfta att du vill koppla loss kontot
Användaren förlorar tillgång till arbetsplatsens licens och premium-funktioner
Kontot blir ett personligt gratiskonto med begränsningar

Vad händer med användarens data?¶

Personliga planeringar behålls av användaren
Delade planeringar från arbetsplatsen kan bli otillgängliga
Premium-funktioner begränsas enligt gratiskontots villkor

Avsluta användarkonto¶

För permanent radering av ett användarkonto:

Så här avslutar du ett konto¶

Öppna användarkontot som ska avslutas
Klicka "Avsluta användarkonto"
Bekräfta att du förstår konsekvenserna
Kontot inaktiveras omedelbart
All data raderas inom en månad

Vad raderas?¶

Omedelbart:

Åtkomst till systemet stoppas
Användaren kan inte logga in
Delning och samarbeten upphör

Inom en månad:

Alla personuppgifter raderas
Alla planeringar och scheman tas bort
Delningslänkar slutar fungera
Inga uppgifter kan återställas

Permanent radering

Detta kan INTE ångras
All data försvinner permanent
Se till att viktig information säkerhetskopieras först
Överväg att koppla loss istället för att avsluta helt

Nästa steg¶

När du behärskar organisationsadministration kan du:

Utbilda andra administratörer - Dela kunskapen med kollegor
Optimera licensanvändning - Se till att rätt antal licenser används
Planera användarflöden - Förbered processer för nya och avgående medarbetare
Implementera säkerhetsrutiner - Sätt upp regelbundna översyn av användare och behörigheter

← Föregående: Kontoinställningar | Tillbaka till start →